Обгрунтування технічних та якісних характеристик програма по діловодству

Обґрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі, розміру бюджетного призначення, очікуваної вартості предмета закупівлі

(відповідно до пункту 41 постанови КМУ від 11.10.2016 № 710 «Про ефективне використання державних коштів» (зі змінами))

Найменування, місцезнаходження та ідентифікаційний код замовника в Єдиному державному реєстрі юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань: Виконавчий комітет Вороньківської сільської ради Бориспільського району Київської області; 08352, Київська область, Бориспільський район, с. Вороньків, вул. Паркова, 2; код ЄДРПОУ – 44042825.

Назва предмету закупівлі: «Постачання та впровадження системи електронного документообігу «Система електронного документообігу та автоматизації бізнес-процесів «Megapolis.DocNet» за ДК 021:2015-72260000-5 - Послуги, пов’язані з програмним забезпеченням»

Мета закупівлі: для забезпечення потреб працівників виконавчого комітету Вороньківської сільської ради.

Місце поставки товарів або місце виконання робіт чи надання послуг:

08352, Київська область, Бориспільський район, с. Вороньків, вул. Паркова, 2

Процедура закупівлі: відкриті торги у відповідності до Постанови Кабінету Міністрів України від 12 жовтня 2022 р. N. 1178 «Про затвердження особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт i послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україна та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування», до Постанови Кабінету Міністрів України від 30.12.2022 №1495 «Про внесення змін до особливостей здійснення публічних закупівель товарів, робіт і послуг для замовників, передбачених Законом України “Про публічні закупівлі”, на період дії правового режиму воєнного стану в Україні та протягом 90 днів з дня його припинення або скасування».

Обгрунтування технічних та якісних характеристик предмета закупівлі:

Кількісні параметри предмета закупівлі:

1. 1. Предмет закупівлі має включати всі компоненти (складові), необхідні для створення і впровадження системи електронного документообігу в Вороньківській сільській раді (надалі – Замовник), а саме:
Ліцензійне програмне забезпечення системи електронного документообігу, яке складатиме основу системи електронного документообігу на загальну кількість користувачів - 26 (далі - СЕД);
Ліцензійне програмне забезпечення, яке розширює можливості системи електронного документообігу для обміну даними з Системою електронної взаємодії органів виконавчої влади;
Послуги з впровадження СЕД (постачання, встановлення, налаштування, навчання та консультування користувачів).
1. 1. Учасник також має гарантувати здатність забезпечити Замовника необхідними навчальними програмами і матеріалами та експлуатаційною документацією щодо користування СЕД для підготовки таких категорій користувачів СЕД від Замовника: керівників, спеціалістів з діловодства, інших користувачів СЕД, спеціалістів з адміністрування СЕД.
  2. Учасник має забезпечити повний комплект проектної та експлуатаційної документації українською мовою на запропоновану систему електронного документообігу.
  3. Учасник має гарантувати, зазначити спосіб і документально підтвердити можливості щодо підтримки і розвитку СЕД, які включатимуть як технічну підтримку, так і адаптацію СЕД відповідно до нових потреб Замовника та вимог законодавства чинних нормативно-правових актів.
  4. Учасник повинен забезпечити гарантійну підтримку програмного забезпечення СЕД протягом щонайменше 6 місяців після впровадження СЕД у дослідну експлуатацію. Гарантійна підтримка повинна включати безоплатні послуги з реагування на інциденти, пов’язані з ймовірними дефектами у програмному забезпеченні СЕД.
  5. Кількісні характеристики впровадження системи електронного документообігу:
Загальна кількість користувачів СЕД становить - 26 осіб.
Послуги з впровадження СЕД (інсталяція та налаштування програмного забезпечення, наповнення бази даних нормативно-довідковою інформацією, навчання та консультування користувачів СЕД та обслуговуючого персоналу СЕД) повинні надаватися в обсягах, достатніх для впровадження СЕД у дослідну експлуатацію в Вороньківській сільській раді.

Мета впровадження СЕД електронного документообігу

Метою впровадження системи електронного документообігу (далі - СЕД) є автоматизація процесів підготовки та опрацювання внутрішніх та зовнішніх електронних документів засобами СЕД для автоматизації процесів опрацювання електронних документів у Замовника, що сприятиме досягненню таких цілей:
Перехід до виключно електронної взаємодії структурних підрозділів, що передбачає зміни у внутрішніх інструкціях та положеннях і має на меті суттєво зменшити витрати, пов’язані з паперовим документообігом (папір, друк, зберігання) та пришвидшити комунікації.
Забезпечення можливості взаємодії виключно в електронній формі, маючи на увазі такі процеси взаємодії, як опрацювання запитів на інформацію, інформаційна взаємодія з іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, судовими і правоохоронними органами, установами, організаціями і підприємствами, опрацювання звернень громадян. Досягнення даної цілі передбачає можливість взаємодії в інших передбачених законодавством формах.
Забезпечення ефективної взаємодії підрозділів і співробітників завдяки таким властивостям електронної форми документів, як миттєве переміщення, необмежене копіювання, одночасне ознайомлення, а також оперативна взаємодія між користувачами СЕД (у тому числі в контексті документів) за допомогою комунікаційних сервісів (переписка, переговори) з використанням засобів адресного шифрування документів.
Автоматизація ділових процесів, що передбачає систематизацію, класифікацію, уніфікацію, регламентацію та формалізацію з подальшим налаштуванням ділового процесу. Можна виділити такі загальні процеси службового діловодства, як узгодження документа (просте і багатостороннє), погодження документа (візування, просте і багатостороннє), а також процеси, пов’язані із взаємодією з іншими суб’єктами (опрацювання вхідних документів за процесами) – на всіх етапах життєвого циклу електронних документів (сканування, створення, реєстрації, виконання, контролю, обліку та архівного зберігання).
Забезпечення контролю над діловими процесами, що передбачає можливість моніторингу стану поточних процесів, дій виконавців, документів, формування статистичних звітів.
Надійне зберігання та захист інформації у єдиній базі даних, що передбачає консолідацію інформації в електронному вигляді і заходів захисту інформації в СЕД з використанням уніфікованих підходів щодо захисту інформації відповідно до вимог чинних нормативних документів з технічного захисту інформації.
Дотримання нормативних і законодавчих актів щодо організації документообігу, електронного документообігу, захисту інформації.

Основні цілі впровадження СЕД

Запровадження єдиної централізованої СЕД з автоматизацією безпаперового документообігу в Вороньківській сільській раді;
Підвищення продуктивності праці кінцевих користувачів та адміністраторів, а також рівня виконавської дисципліни, ефективності управління та оперативності прийняття рішень завдяки прискоренню та оптимізації процесів обміну електронними документами і звітністю;
Зменшення термінів підготовки і виконання документів, здійснення постійного моніторингу виконання завдань;
Підвищення прозорості процесів розробки та опрацювання документів з можливістю контролю їх виконання на будь-якому етапі;
Зберігання електронних документів, разом з їх попередніми версіями та ревізіями у файловому середовищі, що дозволить розділити сховища зберігання метаданих та фізичних файлів;
Налаштування функціональності СЕД відповідно до бізнес-процесів, що визначаються Замовником;
Формування електронного архіву справ постійного, тривалого (понад 10 років) та тимчасового зберігання, з кадрових питань (особового складу) апарату Замовника, що передбачає формування номенклатури структурних підрозділів, формування зведеної номенклатури справ, описів справ, актів про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, інших документів відповідно до чинних законодавчих та нормативно-правових актів України з питань ведення архіву із внесенням відповідної інформації до електронної реєстраційно-моніторингової картки (далі – РМК);
Зменшення видатків на папір та інші витратні матеріали, економія на поштових відправленнях і телефонному зв’язку.

Обгрунтування розміру бюджетного призначення: видатки, передбачені кошторисом на 2023 рік, по КЕКВ 2240, з урахуванням фактичної потреби в програмному забезпеченні.

Очікувана вартість предмета закупівлі: 319 800,00 грн з ПДВ.

Обґрунтування очікуваної вартості предмета закупівлі:

Міністерством розвитку економіки, торгівлі та сільського господарства України затверджена примірна методика визначення очікуваної вартості предмета закупівлі від 18.02.2020 №275, якою передбачені методи визначення очікуваної вартості предмета закупівлі, а саме:

1) здійснення пошуку, збору та аналіз загальнодоступної інформації про ціну товару (тобто інформація про ціни, що містяться в мережі інтернет у відкритому доступі, спеціалізованих торгівельних майданчиках, в електронних каталогах, в електронній системі закупівель «Прозоро», тощо;

2) отримання комерційних (цінових ) пропозицій від виробників, офіційних представників (дилерів), постачальників;

3) у разі обмеження конкуренції на ринку певних товарів та враховуючи їх специфіку при розрахунку використовуються ціни попередніх закупівель аналогічного товару та/або минулих періодів (з урахуванням індексу інфляції, зміни курсів іноземних валют).

Відповідно до вказаної методики, при визначені очікуваної вартості предмету закупівлі товарів, робіт та послуг використовується один із методів формування очікуваної вартості предмету закупівлі та проведення моніторингу цін для подальшого укладення договорів.

При визначенні очікуваної вартості закупівлі враховувались комерційна пропозиція від постачальника даного виду послуг, середньостатистичні розрібні ціни на даний вид послуг, також враховувалась інформація про ціни на даний вид послуг, що міститься в мережі Інтернет у відкритому доступі, в тому числі на сайтах постачальників відповідної продукції, спеціалізованих торгівельних майданчиках, в електронній системі закупівель "Prozorro".

Очікувана вартість предмета закупівлі визначена з урахуванням податків і зборів, що сплачуються або мають бути сплачені, а також витрат на страхування, транспортування, завантажування, розвантажування та інших витрат, визначених законодавством.

Уповноважена особа Юлія ГОЛЬОСА